Formulaire d'inscription des bénévoles

Il existe deux systèmes de remboursement des frais : le remboursement fixe (forfaitaire) des frais ou le remboursement des frais sur la base des dépenses prouvées. Si vous êtes volontaire pour deux ou plusieurs organisations et que vous recevez des remboursements de frais, vous devez opter pour le même système dans chacune d'entre elles.

Pour confirmer votre choix de système, signez le document"Notification des frais coordonnés" (.doc). C'est également là que vous faites votre choix de système. Après l'enregistrement de votre choix dans le CRM, vous pouvez demander un remboursement. 

Remboursement des coûts sur la base des coûts prouvés

Ce système vous permet de récupérer certaines dépenses pour lesquelles vous avez obtenu l'autorisation de votre président et que vous pouvez prouver. Ainsi, vous conservez les reçus des repas, le ticket de bus ou de train, et vous notez soigneusement le nombre de kilomètres parcourus avec votre voiture pour le compte de la Croix-Rouge. Vous devez conserver ces justificatifs pendant 7 ans pour les présenter à l'inspecteur des impôts.

Il n'est pas possible de combiner ce système avec une indemnité forfaitaire.

Indemnité de frais fixe (forfaitaire)

Les montants remboursables par jour et par an sont fixés par la loi. Veillez à ne pas les dépasser, sinon vous devrez payer des impôts sur les remboursements. Dans le cadre de ce système, vous ne devez donc pas conserver les pièces justificatives (reçus, tickets). Toutefois, une entité peut stipuler que des pièces justificatives doivent être fournies même dans ce cas.

Il n'est pas possible de combiner ce système avec un remboursement de frais basé sur des coûts prouvés. La loi vous permet de combiner le plafond annuel avec un remboursement des frais de transport prouvés jusqu'à concurrence de 2 000 km ou de leur équivalent en billets de transport public.

Systèmes de commutation

Vous pouvez changer de système de remboursement. Si vous souhaitez changer de système, n'oubliez pas que vous ne pouvez pas mélanger les deux systèmes. Vous ne pouvez changer de système qu'au début d'une année civile ultérieure.

Pour modifier votre système de remboursement, remplissez le formulaire "Modification du système de remboursement des coûts" (.pdf ) et remettez-le au siège provincial.

Si vous devez engager des dépenses, vous devez toujours en informer votre président à l'avance. Seules les dépenses que vous avez engagées avec l'accord de votre président peuvent être remboursées. Si vos dépenses doivent être remboursées par une autre entité, vous devez demander l'approbation du président de cette entité.

Dans "Mes applications", vous trouverez l'application "Recouvrement des coûts". Si vous recouvrez les frais par le biais de l'application web, les documents corrects proviennent directement du système. En tant que bénévole, vous saisissez les dépenses jour par jour et le trésorier les traite dans un document de réservation. Ce document suit le processus d'approbation normal dans votre service, après quoi les frais vous sont payés. 

Demande manuelle de remboursement en ligne.

Les formulaires papier ne seront plus acceptés pour les remboursements. Si vous ne pouvez pas utiliser la demande de remboursement en ligne en raison de problèmes techniques, vous pouvez faire enregistrer les remboursements par le trésorier de votre service.

Dois-je toujours soumettre mes dépenses à mon entité principale ?

Les coûts sont soumis directement à l'entité pour laquelle ils ont été encourus.

Si un volontaire engage des frais pour le compte de plusieurs entités simultanément, ces frais sont supportés à parts égales par toutes les entités impliquées. Ces coûts sont payés par l'entité principale qui peut récupérer la part de l'autre (des autres) entité(s) auprès de cette dernière.

Un exemple : un volontaire est actif en tant qu'instructeur dans son département et au niveau provincial. Son entité principale est son propre département. Dans ce cas, les frais de participation à la formation continue peuvent être imputés pour moitié par son département au siège provincial.

Dois-je choisir chaque année entre le système de remboursement des frais forfaitaire et le système de remboursement des frais éprouvé ?

Non, ce n'est pas nécessaire. Votre choix est valable jusqu'à ce que vous le modifiiez. Toutefois, cela ne peut se faire qu'au début d'une année civile ultérieure.

Si j'opte pour le système éprouvé de remboursement des frais, cela signifie-t-il qu'une feuille d'impôt de 281,50 sera automatiquement établie, quel que soit le montant du remboursement ?

Non, une fiche fiscale n'est établie que pour les volontaires qui ont opté pour le système forfaitaire et qui ont dépassé les plafonds autorisés par la loi. Les volontaires qui optent pour le système éprouvé de remboursement des frais ne reçoivent pas de fiche fiscale mais sont eux-mêmes responsables de suivre correctement les règles et de conserver tous les documents justificatifs nécessaires. Vous devez être en mesure de présenter ces pièces justificatives en cas de contrôle.

Dois-je choisir chaque année entre le système de remboursement des frais forfaitaire et le système de remboursement des frais éprouvé ?

Non, ce n'est pas nécessaire. Votre choix est valable jusqu'à ce que vous le modifiiez. Toutefois, cela ne peut se faire qu'au début d'une année civile ultérieure.

Le fait d'opter pour le système de remboursement forfaitaire des frais signifie-t-il que je recevrai automatiquement le montant annuel maximum de la part de mon entité principale ?

Non. En optant pour le système des indemnités forfaitaires, vous pouvez demander un montant fixe pour certaines dépenses (par exemple, les indemnités de repas) (voir les "Instructions" (.pdf)). Vous ne devez pas conserver de pièces justificatives à cet effet.

Puis-je faire une distinction entre les entités et/ou les disciplines lorsque je choisis entre le système forfaitaire et le système éprouvé de remboursement des frais ?

Non, le choix du système forfaitaire ou éprouvé s'applique à toutes les activités bénévoles que vous effectuez, quelle que soit l'organisation, la discipline ou l'entité.

Si j'opte pour le système des frais forfaitaires, je ne dois pas conserver de pièces justificatives, sauf pour l'indemnité de déplacement. Est-ce bien le cas ?

C'est exact.

Est-il exact que je ne peux pas facturer de frais de stationnement si j'opte pour le système de remboursement forfaitaire des frais ?

C'est exact.

Plafonds journaliers et annuels
Quel est l'intérêt des plafonds journaliers et annuels et qui les a déterminés ?

Les plafonds journaliers et annuels ont été fixés par le Parlement fédéral. Le législateur y a vu un moyen d'éviter que les remboursements de frais ne se transforment en rémunération de services rendus. Rode Kruis-Vlaanderen , comme toutes les autres organisations bénévoles, doit appliquer ces règles correctement.

Lors du calcul des plafonds journaliers et annuels, dois-je également inclure les frais qui me sont payés par d'autres organisations avec lesquelles je fais du bénévolat ?

En effet, les plafonds journalier et annuel incluent le total des frais reçus pour le bénévolat dans toutes les organisations dont vous êtes membre.

Quel est le taux d'imposition si vous dépassez les plafonds journaliers ou annuels ?

Cela dépend de votre statut et de vos revenus. Il est préférable de consulter un expert fiscal à ce sujet. N'oubliez pas que, selon votre statut (bénéficiaire de prestations, préretraité, etc.), il peut y avoir d'autres conséquences en termes de revenu imposable supplémentaire. N'oubliez pas non plus que si les plafonds journaliers ou annuels sont dépassés, toutes les dépenses payées sont considérées comme un revenu imposable, et pas seulement le montant dépassé.

Un repas fourni par la Croix-Rouge ou un tiers dans le cadre d'une activité (par exemple une opération de secours préventif) doit-il être considéré comme un avantage en nature ? Ce repas doit-il être pris en compte dans le calcul des plafonds journaliers et annuels ?

Non, ce n'est pas le cas.

Un ambulancier peut-il également recevoir un forfait horaire pour son soutien dans le cadre d'une opération d'aide préventive ou d'une équipe d'intervention rapide (EIR) ?

Non, seuls les ambulanciers opérant sur le site transport non-urgent en ambulance peuvent bénéficier d'un tarif horaire forfaitaire.

Les volontaires actifs sur le site transport non-urgent en ambulance peuvent-ils combiner leurs indemnités forfaitaires avec d'autres dépenses prouvées ?

Cela n'est possible que dans les conditions suivantes :

• leurs coûts forfaitaires ne peuvent pas dépasser le plafond journalier de 30,82 euros et le plafond annuel de 1 232,92 euros ;
• leurs coûts forfaitaires ne peuvent être combinés qu'avec le remboursement de 2 000 km maximum de frais de voyage réels ou l'équivalent de ce remboursement pour les déplacements en transports publics.

Un ambulancier professionnel peut-il également travailler comme bénévole au 105 ? Peut-il être indemnisé pour cela ?

Un ambulancier employé par Rode Kruis-Vlaanderen n'est pas autorisé à travailler en même temps comme ambulancier bénévole sur Rode Kruis-Vlaanderen. S'il est employé (en tant qu'ambulancier) par un autre employeur, il peut le faire. Dans ce cas, il peut également être indemnisé conformément aux règles applicables.

Quels sont les coûts qui peuvent être remboursés par les fournisseurs d'ambulances qui optent pour le système des coûts prouvés ?

Ces volontaires - comme les autres volontaires qui optent pour ce système - peuvent se voir rembourser leurs frais de déplacement, de parking, de repas, de téléphone/gsm et d'internet/courriel.

Notre département gère en permanence le site transport non-urgent en ambulance . Pour ce faire, nous faisons appel à des bénévoles et à du personnel. Les volontaires ont été informés qu'il est préférable d'opter pour le système d'indemnisation forfaitaire. Quel système les membres du personnel choisissent-ils le mieux ?

Les ambulances professionnelles de Rode Kruis-Vlaanderen ne sont pas autorisées à travailler comme ambulances bénévoles sur Rode Kruis-Vlaanderen. Elles n'ont donc pas le choix. Les ambulanciers professionnels qui effectuent une tâche bénévole sur Rode Kruis-Vlaanderen qui n'est pas une extension de leurs activités professionnelles sur Rode Kruis-Vlaanderen (par exemple, en tant qu'enseignant, JRK bénévole, assistance sociale...), peuvent choisir entre les deux systèmes de rémunération pour cette fonction bénévole.

Qui est considéré comme ambulancier dans le cadre de la réglementation transport non-urgent en ambulance? Seulement les volontaires avec DGH ou ZWP ou aussi les volontaires qui se déplacent avec seulement une qualification Care ?

Les deux volontaires qui conduisent le chariot pour toutes les missions dans le périmètre réglementé transport non-urgent en ambulance sont considérés comme des ambulances. La qualification des deux volontaires doit être conforme à la réglementation applicable, mais celle-ci est distincte de la réglementation relative au remboursement des coûts.

Sur quelles indemnités un ambulancier peut-il compter lorsqu'il travaille de nuit, de 18 heures à 6 heures du matin ?

Cet ambulancier a droit à 2 fois 7,44 euros. En effet, il a travaillé au moins 5 heures pendant deux jours civils. Il a également droit à une indemnité de repas de 3,72 euros parce qu'il a effectué une mission de plus de 5 heures. L'équipe de nuit est une mission continue de plus de 5 heures. Il ne peut donc recevoir qu'une seule fois une indemnité de repas pour cette mission.

Je suis président (responsable, employé...) d'un cercle d'amis ou d'un groupe de contact de donneurs de sang bénévoles. le Service du Sang Les modalités changent-elles en ce qui concerne le remboursement des frais que nous avons engagés pour la location de la salle et les boissons consommées lors des collectes ?

le Service du Sang Non, les modalités de remboursement des frais engagés par les cercles d'amis et les groupes de contact restent inchangées. Les "instructions coordonnées sur le remboursement des frais" ne s'y rapportent pas.

Un enseignant peut-il encore recevoir un forfait horaire pour une activité de formation payée par des tiers ?

Non, à partir du 1er janvier 2010, ce n'est plus possible. Les enseignants peuvent prétendre au même remboursement de frais que les autres volontaires.

Que faire des frais de photocopies, de cartouches d'encre et de papier ?

Il est préférable que les consommables tels que les cartouches d'encre et le papier soient achetés directement par le service et mis à votre disposition. Les services (photocopies, par exemple) sont considérés comme des "frais avancés" ; il n'y a pas de confusion avec les remboursements de frais. Pour récupérer ces "frais avancés", vous pouvez utiliser le formulaire "Frais pour l'entité".

Un enseignant de notre département enseigne également dans un autre département. Cependant, notre département a pris en charge tous les frais de formation. Pouvons-nous récupérer une partie des frais de formation ?

C'est tout à fait possible. Si l'entité le souhaite, le coût de l'emploi du (des) formateur(s) peut être facturé. Cette redevance n'est pas destinée à l'instructeur concerné. Ce dernier reçoit le remboursement des frais prévus dans l'enseignement coordonné. La procédure suivante est d'application :

• Les entités qui financent la formation et le recyclage de leurs instructeurs peuvent facturer 4 euros par heure de formation à l'entité qui utilise les services de leurs instructeurs. Une entité est bien entendu libre de ne pas facturer ce coût dans le cadre d'une coopération mutuelle.
• L'entité qui organise les cours versera le remboursement des frais de l'enseignant, conformément aux enseignements coordonnés, directement à l'enseignant concerné.

Pour faire bonne mesure, le tuteur informera toujours son entité (son responsable direct ou le président) des demandes d'enseignement émanant d'autres entités.

Un simulateur qui opte pour le système de remboursement des frais prouvables peut-il en outre prétendre à une rémunération horaire forfaitaire ?

Non, ce n'est pas possible. Le simulateur qui opte pour le système des frais justifiables renonce au forfait horaire.

Est-il exact que les simulateurs qui optent pour le système des coûts prouvés ne sont pas autorisés à faire valoir leurs coûts pour les matériaux de simulation ?

C'est exact. Le département doit fournir le matériel lui-même. Si le simulateur achète le matériel pour le compte de l'entité, celle-ci peut rembourser ce montant. Toutefois, ce montant ne doit pas être comptabilisé comme un remboursement de dépenses. Il s'agit en effet d'une avance sur les dépenses encourues par l'entité. Pour récupérer ces "frais avancés", vous pouvez utiliser le formulaire "Frais imputés à l'entité".

Supposons qu'un simulateur n'opte pas pour le forfait horaire de 3 euros. Il commence à simuler dans un autre département en utilisant le matériel de son entité principale. Que peut alors facturer l'entité principale ?

L'entité principale peut facturer le matériel utilisé à l'autre département.

Qu'entend-on par "activité de formation" ?

Il s'agit d'une activité dans le cadre d'un cours de formation.

Les mêmes droits s'appliquent-ils aux activités de formation, aux démonstrations et aux exercices de simulation de catastrophe organisés par des tiers ?

Il n'existe aucune différence entre le remboursement des coûts des activités de formation organisées par la propre entité et celles organisées par des tiers. Il n'y a pas non plus de différences entre le remboursement des coûts pour les activités de formation gratuites et celles dont les coûts sont pris en charge par un tiers.

Costume de travail

La Croix-Rouge fournit une combinaison de travail pour l'exercice de mes fonctions. Je travaille pour différentes entités. Quel échelon provincial ou local paie la tenue de travail du volontaire ?

L'entité principale paie 100 % du costume de travail. 

• Il est possible que l'entité principale soit le département et que le volontaire soit également actif à l'échelon provincial. C'est alors l'entité principale, c'est-à-dire le département, qui paie.
• Il est également possible que l'entité principale soit la province et que le volontaire soit également actif au niveau du quartier. L'entité principale, c'est-à-dire la province, paie alors.
• Dans les deux cas, c'est donc l'entité principale qui paie le costume de travail. 

Dans notre entité, les volontaires du service auxiliaire sont responsables de la propreté (lavage et entretien) de leurs vêtements de travail. Peuvent-elles récupérer leurs frais à ce titre ?

En principe, votre entité doit prévoir le lavage et l'entretien des vêtements de travail. Dans la pratique, cela peut bien sûr être fait par les volontaires eux-mêmes. Si votre président est d'accord, le produit de la lessive peut être remboursé sur présentation d'une pièce justificative. Cette dépense est considérée comme un coût de l'entité avancé par le volontaire, elle ne doit pas être comptabilisée comme un remboursement de frais. Pour récupérer ces "frais avancés", vous pouvez utiliser le formulaire "Frais imputés à l'entité" (.xls).

Formation

Je suis bénévole et je participe à des formations dans le cadre de ma discipline. Par quel échelon provincial ou local sont-elles payées ?

• La formation SIT est partout financée par l'échelon provincial. En effet, la préparation aux catastrophes est une responsabilité provinciale. Mais la province peut aussi exiger que le volontaire en question soit effectivement et régulièrement actif au niveau provincial. Qui paie, décide : c'est donc le président de la province qui approuve ou rejette la formation SIT.
• Toutes les autres formations de toutes les disciplines (y compris DGH) : l'entité principale paie 100 % de la formation. Donc aussi la Croix-Rouge de la Jeunesse, l'assistance sociale... tout !

Anomalies ?

Ce faisant, chaque président de comté se réserve le droit d'accorder des dérogations motivées. Par exemple, un remboursement limité à un département. Toutefois, la possibilité de ces dérogations motivées n'est pas communiquée aux volontaires concernés, afin d'éviter qu'ils ne demandent tous à bénéficier d'une telle exception.

*Entité principale : "L'entité principale est l'entité qui vous a permis d'entrer dans RKV, qui vous a enregistré pour la première fois en tant que volontaire dans le CRM. Le président qui a signé votre entrée dans RKV en tant que volontaire. Il s'agit généralement de l'entité principale. L'entité principale est indiquée dans le CRM. Chaque volontaire n'a qu'une seule entité principale - vous pouvez avoir plusieurs entités, mais une seule entité principale. (Dans la plupart des cas, l'entité principale est la seule entité d'un volontaire). L'entité principale est l'entité dans laquelle vous avez le droit de vote lors des élections statutaires. Vous voulez changer d'entité principale ? Ce changement est examiné comme toutes les autres mutations, et la même procédure est suivie. Pour ce faire, les deux présidents doivent donc être d'accord. Il est impossible de déterminer "d'en haut" ce que doit être l'entité principale d'une personne. C'est l'interaction entre la liberté de choix du volontaire et la décision du président. Un volontaire peut demander une mutation, mais les présidents doivent être d'accord. Un volontaire peut toujours choisir de quitter une entité, mais pour accéder à une entité, il faut l'autorisation du président.

Dépistage médical

Les véhicules de la Croix-Rouge équipés de signaux de priorité ne peuvent être conduits que par des conducteurs ayant un certificat médical. Un examen médical doit être demandé et est également pris en charge à 100 % par l'entité principale. 

Repas

Pour bénéficier d'une indemnité de repas, l'activité doit durer au moins 5 heures. Qu'entend-on par "activité" ? Ces 5 heures doivent-elles être calculées à partir du moment où vous quittez votre domicile pour effectuer la tâche ou seulement pour le temps où vous êtes sur place pour effectuer la tâche ?

Le principe est que dès qu'un volontaire commence son activité Croix-Rouge (c'est-à-dire lorsqu'il quitte son domicile) et qu'il est absent plus de 5 heures en raison de cette activité, une indemnité de repas peut être perçue. Même si la mission s'étend sur deux jours calendaires (par exemple de 18 heures à 6 heures le lendemain), une seule indemnité de repas peut être versée.

Un repas fourni par la Croix-Rouge ou un tiers dans le cadre d'une activité (par exemple une opération de secours préventif) doit-il être considéré comme une prestation en nature ? Ce repas peut-il alors être pris en compte dans le calcul des plafonds journaliers et annuels ?

Non, ce n'est pas le cas.

Si j'opte pour le système forfaitaire, j'aurai droit à une indemnité de repas de 10 euros pour une mission de plus de 5 heures. Dois-je alors fournir des justificatifs de dépenses ?

Non, si vous optez pour le système forfaitaire, vous ne devez pas apporter la preuve de cette indemnité de repas.

Parking

Est-il exact que je ne peux pas facturer de frais de stationnement si j'opte pour le système de remboursement forfaitaire des frais ?

C'est exact.

Nettoyage des locaux et/ou des véhicules

Comment résoudre le problème des frais de nettoyage des chariots et des salles de classe ?

Les frais de nettoyage des locaux et des véhicules ne sont pas autorisés. Le matériel nécessaire à cet effet doit être fourni par le service. Les efforts des bénévoles sont évidemment très appréciés mais ne peuvent pas être remboursés. En cas d'absence ou d'insuffisance de volontaires, le service peut opter pour une solution facturable (p. ex. station de lavage, entreprise de nettoyage). En outre, une collaboration avec la commune peut également être envisagée, la commune faisant nettoyer les locaux de la Croix-Rouge par son personnel et adressant ou non une facture à la Croix-Rouge pour ce travail. Une autre solution consiste bien entendu à employer du personnel de nettoyage.

Téléphone, téléphone portable

La limite de 60 euros par an pour les frais de téléphone/mobile s'applique-t-elle également si le volontaire dispose d'un téléphone portable prêté par la Croix-Rouge ?

Non, si l'entité paie l'abonnement, la limite de 60 EUR par an ne s'applique pas. Toutefois, les volontaires bénéficiant de cette facilité ne peuvent pas la combiner avec un remboursement supplémentaire des frais de téléphone/GSM.

Comment puis-je facturer mes frais de téléphone si j'appelle avec une carte "pay and go" ?

Vous conservez le reçu de l'achat. S'il s'agit d'une première dépense, vous devez joindre le reçu à la note de frais.

Le formulaire de notification "Instructions coordonnées pour le remboursement des frais" peut-il également être transmis par courrier électronique au secrétariat du département (c'est-à-dire au bureau provincial ou au siège) ?

C'est autorisé, mais il doit s'agir d'un scan d'un formulaire signé. Un formulaire sans signature n'est pas valable. Nous recommandons de fournir le formulaire original signé.

Je suis secrétaire de service. Que dois-je faire des formulaires de notification signés par les volontaires de mon département ?

Vous devez transférer les formulaires à votre siège provincial. Veillez toujours à conserver une copie du document. 

Les formulaires contiennent un espace pour un numéro de document. Chaque document doit-il avoir un numéro ou celui-ci doit-il être rempli par l'utilisateur ?

Le champ "numéro de document" est prévu à la demande de certains trésoriers. Après avoir reçu le formulaire, le trésorier peut y inscrire le numéro unique avec lequel le document est enregistré dans la comptabilité.

Les formulaires contiennent un espace marqué "discipline de vérification (le cas échéant)" au bas du formulaire. Qui doit signer cet espace et est-ce obligatoire ?

Cet espace est prévu pour une contre-signature de la personne responsable de la discipline (service de secours) . Cette contre-signature n'est toutefois pas obligatoire. Toutefois, le formulaire doit être signé par le demandeur et le président concerné.

COMMENT DEMANDER LE REMBOURSEMENT DE VOS FRAIS.